Raamatupidamine on igale ettevõtjale oluline osa äritegevusest. Kui oled väikeettevõtja, võib tekkida küsimus: kas teha raamatupidamist ise või kasutada professionaalset teenust? Kui otsustad raamatupidamist ise hallata, on oluline end eelnevalt kurssi viia vajalike teadmiste ja töövahenditega.

1. Konsulteeri raamatupidajaga ja hinda töömahtu

Enne kui otsustad ise raamatupidamisega alustada, soovitame konsulteerida kogenud raamatupidajaga, sest tema aitab sul:

• Mõista, milline on sinu ettevõtte raamatupidamise maht ja keerukus
• Kaardistada igakuised ja aastased kohustused
• Selgitada välja, millised ülesanded saad ise teha ja millised vajaksid raamatupidaja abi

Esmane konsultatsioon raamatupidajaga aitab vältida algaja eksimusi ja tagab, et ettevõtte finantsid on kontrolli all.

2. Vali sobiv raamatupidamistarkvara

Kui oled otsustanud oma väikeettevõtte raamatupidamist ise teha, siis on oluline valida hea tarkvara, mis aitab sul igapäevaseid ülesandeid sujuvalt ja lihtsalt hallata. Õiget raamatupidamistarkvara valides pea silmas järgmisi olulisi punkte:

• Kas peale arvete ja raamatupidamise on sinu ettevõttel vaja mõnda spetsiifilist funktsiooni? Laoarvestust, palgaarvestust, tootmist, e-poe liidestust vms. Enamik tarkvarasid sobib enamike ettevõtete jaoks, aga funktsionaalsus tasub üle vaadata.
• Kas tarkvara on arusaadav ja lihtne kasutada? Enamik raamatupidamistarkvarasid on loodud raamatupidajale ning ei ole arvestatud ettevõtja vajadustega. Vali tarkvara, mis on piisavalt lihtne ja arusaadav. Testi kahte-kolme tarkvara ja proovi näiteks müügiarvet koostada (mida ettevõtjal tuleb kõige tihedamini ette). Selle tulemusena saad aru, milline tarkvara on sinu jaoks lihtsaim ja sobivaim.
• Tarkvara peab võimaldama andmete eksporti sobivas formaadis (csv, xml) – Kui peaksid soovima tarkvara vahetada, siis peaks vahetus olema lihtne – ekspordid andmed (kliendid, artiklid (csv), müügiarved, ostuarved (xml)) ning impordid lihtsasti teise tarkvarasse. Kahjuks paljud tarkvarad ei võimalda andmeid sobivas formaadis eksportida (hoides sellega klienti enda juures kinni).
• Võrdle pakette ja hinda – kontrolli, kui palju pead lisaks maksma, kui soovid lisafunktsioone kasutada? Näiteks e-arvete saatmine, lisakasutaja, hinnapakkumised, palgamoodul, vms.

Boonus – Tarkvaras konto registreerimise peaks ettevõte ise tegema. Miks? Sest sisestatud andmed kuuluvad juriidiliselt konto omanikule (registreerijale). Kui konto registreeritakse ja seda omab raamatupidamisbüroo, siis kuuluvad ka andmed raamatupidamisbüroole ning lahkhelide korral võib ettevõte enda andmetest ilma jääda.

3. Korralda igapäevane raamatupidamine ja täida maksukohustusi

Raamatupidamise lihtsustamiseks on oluline, et kõik tehingud oleksid korralikult dokumenteeritud ja maksukohustused täidetud õigeaegselt:

• Arvete koostamine ja väljastamine: Veendu, et kõik arved vastavad seadusandlusele, sisaldavad nõutavaid andmeid (nt arve number, kuupäev, teenuse kirjeldus ja hind) ning saadetakse õigele aadressile. Korrektselt koostatud arved aitavad vältida hilisemaid segadusi. Õiget tarkvara kasutades on arve detaile oluliselt lihtsam jälgida, sest tarkvara tagab, et kõik vajalikud andmed on täidetud, vähendades eksimuste võimalust.
• Dokumentide säilitamine: Hoia kõik ostu- ja müügidokumendid korras ja digitaalselt arhiveeritud, et vajadusel leiaksid õiged dokumendid üles.
• Pangatehingud ja rahavoogude jälgimine: Registreeri kõik ettevõtte sisse- ja väljamaksed ning jälgi oma pangakonto väljavõtteid (näiteks igakuiselt), et tagada kõigi tehingute õige kajastamine. See aitab vältida vigu arvestuses ja tagab, et kõik rahaliikumised on õigesti arveldatud.
• Maksudeklaratsioonid ja aruanded: Täida oma maksukohustused, nagu käibemaksu (KMD) ja töötasu maksud (TSD), ning esita iga aasta lõpus majandusaasta aruanne Äriregistrile. Loe lähemalt, millal on oluline registreerida ennast käibemaksukohustuslaseks

Kas ja millal kaasata raamatupidaja?

Kui sul on lihtne ja paindlik raamatupidamistarkvara, siis väikeettevõtjana saad suure osa raamatupidamisest ise tehtud. Siiski on teatud olukorrad, kus tasub kaaluda raamatupidaja abi:

• Kui ettevõtte kasvab, tehinguid on rohkem ja rahasummad kasvavad suuremaks
• Raamatupidamine muutub keerulisemaks, nõuab aina rohkem aega ja süvenemist. Lisaks võib tekkida olukord, kus raamatupidamises tehtud vigade parandamine võib olla hiljem isegi kulukam, kui algselt raamatupidaja palkamine või konsultatsioon
• Kui soovid keskenduda ettevõtte arendamisele, mitte raamatupidamisele. Siinkohal on hea analüüsida, kui palju kulutad aega raamatupidamisele ja mis oleks tulemus, kui suunaksid selle aja hoopis ettevõtte kasvule, turundusele või müügile? Kui tunned, et raamatupidamine võtab liiga palju aega või hakkab segama sinu põhitegevust, siis võib professionaalne teenus olla hea investeering.

SimplBooks koostööpartnerite hulgast leiad endale sobiva raamatupidaja, kes on valmis sind aitama!