SimplBooks OÜ, поставщик бухгалтерских программных решений для микро- и малого бизнеса, стремится вывести ведение бухгалтерского учета на новый уровень — предложить более простые способы чтения, интерпретации и, при необходимости, переноса данных из одной системы в другую.

«Наша цель — облегчить повседневное управление данными для компаний и сэкономить время за счет автоматизации. Поскольку время бухгалтера стоит дорого, настал момент учесть это при создании функциональности программных решений», — объясняет Яанус Рейсмаа, руководитель SimplBooks OÜ.

Решения с установкой на будущее, которые действительно будут помогать

Компания SimplBooks OÜ, поставщик бухгалтерского программного обеспечения на основе веб-технологий, стремится быть еще более открытой для автоматизации бухгалтерского учета. «Можно сказать, что эстонским предприятиям еще есть куда расти в плане знаний по развитию программного обеспечения. Изменить существующие привычки сложно, и, возможно, свою роль играют также восприятие и сомнения относительно того, что на самом деле могут принести те или иные изменения в повседневную работу», — добавляет он.

Одной из основных целей SimplBooks с самого начала было повышение открытости данных. К сожалению, приходится констатировать, что даже сегодня, если предприятие хочет сменить программное обеспечение, получить доступ к данным из текущего ПО зачастую является проблемой. Часто бывает просто невозможно получить данные из устаревшего программного обеспечения, и это может затормозить его замену. По словам Яануса Рейсмаа, с программой SimplBooks дело обстоит иначе. «Мы не хотим, чтобы наши клиенты держались за сохранность данных, совсем наоборот. Они могут в любое время загрузить свои данные и делать с ними все, что захотят», — добавляет он.

Во имя более открытых данных SimplBooks уже предпринял важные шаги — например, участвуя в программе сопровождения реального сектора экономики, чтобы стандартизировать информацию о бухгалтерских операциях и тем самым создать более упорядоченный процесс. Само по себе создание стандарта не поможет, но каждое программное обеспечение должно внедрять свои решения, которые могут выводить или считывать и обрабатывать эти стандартизированные данные. У каждогй программы есть свои нюансы, т.е. каждое программное обеспечение хранит и обрабатывает разные объемы данных с разным уровнем детализации.

Автоматизация – это шаг в направлении инновационных возможностей

Поскольку важную боль в бухгалтерском учете играет ежедневная обработка данных, имеет смысл автоматизировать как можно больше, чтобы сэкономить время и силы бухгалтеров.

«В качестве примера я приведу выставление и отправку счетов. Надо сказать, что мы все еще отстаем от многих стран в использовании электронных счетов-фактур. Мы хотим, чтобы все больше и больше компаний начинали использовать электронные счета-фактуры и таким образом приобщались к цифровым технологиям», — говорит Яанус Рейсмаа, добавляя, что теперь достаточно лишь составления первичного счета-фактуры. По его словам, важность электронных счетов и приложений для чеков должны понимать не только получатели счетов-фактур, но и все стороны — выписывающие и отправляющие счета, то есть менеджеры компаний, бухгалтеры и клиенты. Для получателя электронного счета важен аспект обработки и возможность дальнейшего использования данных. Уже существует минимальное требование к данным, т.е. какие данные должны быть включены в электронный счет-фактуру.

То же самое относится и к различным декларациям. «Мы ожидаем, что в будущем подача деклараций станет более автоматической и простой. Хотя уже сейчас можно подавать их непосредственно из бухгалтерского программного обеспечения, предстоит еще много работы, чтобы сделать существующие процессы более безопасными и удобными в использовании», — говорит Рейсмаа. По его словам, в идеале при подаче деклараций для проверки данных вообще не должно быть вмешательства человека. Единственный момент заключается в томчтобы либо бухгалтер, либо руководитель компании вовремя ввели все необходимые документы.

Различные банковские интерфейсы также играют важную роль в оптимизации рабочей нагрузки. «Справедливости ради следует отметить, что, хотя большинство банковских интерфейсов являются бесплатными для использования, так или иначе интерес компаний к ним все еще относительно низок. С одной стороны, понятно, что люди боятся менять свои привычки. Здесь важно: простота использования программного обеспечения и интуитивность процессов очень важны — если пользовательские инструкции легко понять, а для начала работы требуется всего несколько кликов, интерес будет выше», — говорит руководитель.

У него есть хороший пример, который можно привести. «В среднем вы экономите около одной минуты на каждом счете о продаже и банковской операции и около трех минут на каждом счете на покупку. Например, если микропредприятие составляет 20 счетов на продажу и 15 счетов на покупку в месяц, плюс банковские расходы и проверка данных, то ежемесячный выигрыш от автоматизации составит более часа. Но если взять, к примеру, чуть более крупную компанию, то 100 счетов на продажу, плюс банковские расходы и проверка данных, будут означать ежемесячный выигрыш более чем в пять часов», — говорит он. Однако Яанус Рейсмаа настроен оптимистично: Эстония уже находится в довольно хорошем положении, когда речь идет о технических решениях для банковских интерфейсов. «В среднем клиентам требуется 3-5 кликов, чтобы активировать интерфейс, и все, что им нужно для его запуска, в основном является бесплатным», — добавляет он.

Будущее в наших собственных руках

Как уже упоминалось, в средней компании до сих пор слишком много ввода данных или дублирования, которые можно сократить, чтобы сэкономить драгоценное время бухгалтера и позволить ему заняться чем-то более важным. «Таким образом, ценное рабочее время часто тратится на то, что на самом деле может сделать сама программа», — говорит руководитель SimplBooks, добавляя, что, безусловно, существует ожидание, что бухгалтеры будут все чаще направлять своих клиентов, то есть компании, на использование возможностей программного обеспечения, доступного бухгалтеру, например, для ввода счетов-фактур, активации банковских интерфейсов и других необходимых операций, чтобы бухгалтеру не пришлось адаптироваться к устаревшим процессам компании, где, например, счет приносятся бухгалтеру в конце месяца на бумаге.

«Ясно только то, что сегодняшний день — это лишь шаг в завтрашний, то есть имеет смысл задуматься о будущих решениях уже сейчас. Это пища для размышлений для руководителей предприятий и самих бухгалтеров: как много вашей работы уже автоматизировано и как много возможностей для улучшения? И какие препятствия можно преодолеть, чтобы привести работу бухгалтеров в 21 век? Мы надеемся, что, хотя программное обеспечение уже обладает способностью предоставлять ряд рекомендаций и указывать на ошибки при вводе данных, в будущем оно сможет самостоятельно анализировать все больше и больше данных и предоставлять уведомления и рекомендации для принятия лучших решений и улучшений. Мы поддерживаем перспективные решения с помощью наших программных продуктов и рады помочь вам с выбором». Яанус Рейсмаа призывает смело обращаться в SimplBooks OÜ за консультацией, если такова необходима.