Бухгалтерское программное обеспечение включает в себя множество различных нюансов, и чем более осведомлен клиент, тем проще будет ей пользоваться. Для этого не обязательно быть профессионалом, но любые знания в области бухгалтерского учета помогут Вам лучше понять программу и ее процессы. Большинство ошибок при использовании программного обеспечения связаны с завышенными ожиданиями клиента и недостатком знаний самого пользователя. Мы перечислили наиболее распространенные ошибки, допускаемые при использовании бухгалтерского программного обеспечения, и то, что пользователи могли бы сделать по-другому, чтобы обеспечить бесперебойную работу программы.

1. Мнение, что все программы работают одинаково

На самом деле, у каждого программного обеспечения есть своя логика. Переход со старой программы на новую — это трудоемкий процесс, и обычно требуется несколько месяцев, чтобы привыкнуть к новому программному обеспечению, в зависимости, конечно, от того, как часто Вы его используете. Однако пользователям не стоит полагать, что новая программа будет работать точно так же, как и старая, поскольку каждое программное обеспечение немного отличается друг от друга, и иногда различия могут быть кардинальными. Поэтому еще до перехода на новое программное обеспечение стоит осознать, что многие функции и кнопки в новой программе могут находиться в других местах.

2. Требования предприятия к программному обеспечению не продумываются и сравниваются с ее возможностями

Проблема в том, что если Вы с самого начала будете смотреть не на само программное обеспечение, а на цену, позже Вы можете обнаружить, что оно не соответствует размеру, спецификации или потребностям Вашего предприятия. Однако этого можно избежать, если продумать все бухгалтерские потребности компании, а затем посмотреть, какое программное обеспечение их покрывает. Если программное обеспечение выбирается исключительно на основе цены, то в действительности, если оно не подходит, Вы потеряете время и деньги и будете вынуждены снова искать и знакомиться с новой программой.

3. Не тестирование демо-версии перед началом использования программы

Настоятельно рекомендуется попробовать демо-версию, потому что это лучший способ заглянуть внутрь программного обеспечения и понять, подходит ли оно для бизнеса. Вы также можете получить представление о простоте использования и увидеть общую картину, есть ли в нем все необходимые аспекты, которые Ваша компания ожидает от бухгалтерского программного обеспечения. Вы можете попробовать демо-версию SimplBooks здесь.

4. Предполагается, что консультант программного обеспечения поможет вести бухгалтерию

Часто предполагается, что служба поддержки должна также выполнять функции бухгалтера, занимаясь всеми бухгалтерскими вопросами компании. В действительности функция службы поддержки заключается в оказании помощи клиенту в использовании программного обеспечения, а не в предоставлении консультаций по всем бухгалтерским вопросам.

5. Изменяются настройки по умолчанию программы без достаточных знаний в области бухгалтерии

Изменять настройки по умолчанию стоит только в том случае, если Вы разбираетесь в бухгалтерском учете. Все настройки уже произведены, чтобы система работала правильно. Если у Вас нет знаний в области бухгалтерского учета, то легко могут возникнуть ошибки.

6. Не читаются сообщения об ошибках и оповещения в почтовом ящике

Чтение сообщений об ошибках подскажет Вам, почему операция не удалась, а регулярная проверка почтового ящика напомнит Вам, когда должны быть представлены отчеты, а также познакомит с обновлениями программы.